מעבידים אינם מחויבים על פי חוקי מדינת ישראל להתקין שעון נוכחות במשרד או מקום העבודה. אף על פי כן, שורת תיקונים בחוקי הגנת שכר שונים הופכים את רכישת שעון נוכחות למשתלמת מתמיד.
תיקונים אלו נכנסו לתוקף בחודש פברואר 2009, כאשר מטרתם הסופית היא הגנה על העובד על ידי יצירת תלושי משכורת פשוטים לקריאה והבנה. על תלושים אלו לכלול את כל הנתונים הרלוונטיים לחישוב שכר, החל מפרטי הזהות של העובד ושל המעסיק, דרך ציון וותק במשרה והשכר של הפועל ועד לציון ימי חופשת מחלה נותרים.
עוד נדרש המעסיק על פי התיקונים החדשים בחוק לנהל מעקב קפדני על שעות העבודה והנוכחות של כל עובד. במידה ורישום זה לא יבוצע באמצעים מכאניים (לדוגמא שעון נוכחות מהדור הישן), דיגטאליים או אלקטרוניים (למשל קבצי מלל או טבלה ממחושבים), יש לנהל רישום פיזי מדוייק ומדוקדק של כל שעות הנוכחות של העובד מדי יום ביומו.
ניתן לנהל רישום פיזי זה בכל אמצעי שהוא, בין אם מחברת, יומן או פנקס, ובלבד שזה יהיה מדוייק, חף מכל טעות וחתום מדי יום הן על ידי העובד והן על ידי המעסיק, או מיופה כוח מטעמו (כגון מנהל משרד או מנהל כח אדם). האם לאור כל אפשרויות הרישום הללו שעון נוכחות הכרחי?
שעון נוכחות – לא חובה, אך בגדר חובה
למרות שניתן לרשום נוכחות במגוון דרכים, עדיין מומלץ לשלב שעון נוכחות בעסק. הרי בסופו של דבר האדם נוטה לשכוח. שעוני נוכחות מונעים את תוצאות השיכחה על ידי הסרת הצורך לזכור מלכתחילה – מערכות נוכחות פשוט מבצעות את רישום השעות עבור העובד.
בנוסף, כפי שכל מנהל צעיר יודע, ניהול נתונים פיזי במחברת או פנקס הוא מתכון ידוע לאסון – בשלב מסויים תלך המחברת לאיבוד, ישפך עליה קפה, או שהכלב יאכל אותה. כמו כן, בלתי אפשרי להחתים מדי סוף יום את המעסיק או מיופה כוחו מאחר ולא תמיד אלו יהיו פנויים לחתום על דפי נוכחות – הרי למנהלי העסק קיימים עיסוקים תכופים וחשובים יותר מחתימה על טבלת נוכחות מדי ערב.
באמצעות חובת שעון נוכחות כבר אין צורך לפתוח בסוף כל יום את קובץ המחשב הרשמי בו רשומות שעות העבודה או להטריד את המעסיק בזוטות כמו חתימה על טבלה במחברת. עם בואו וצאתו מהעבודה, העובד פשוט מעביר במערכת שעון נוכחות כרטיס מגנטי או את אצבעו (קיימים שעוני נוכחות בהם משולבים סורקי טביעות אצבע). המערכת רושמת מדי יום את שעת בואו וצאתו של העובד ובסוף כל חודש אף מסייעת למנהל המשרד לחשב את השכר המגיע לעובד מאחר והיא מסוגלת לזהות שעות נוספות, איחורים ועוד גורמים אשר משפיעים על שכרו של העובד.
פיתרון חדשני עבור שעון הוא נוכחות, הוא הטמעת התוכנה בתוך קופה ממוחשבת. קיימים הרבה סוגים של קופות ממוחשבות, חלקן משוכללות יותר וחלקן פחות אבל בדרך כלל, בכל מערכת של רישום קופה, ישנה את האפשרות להטמיע שעון נוכחות.
לאור כל אלו, אין כל ספק כי עדיף לשלב בעסק מערכת שעון נוכחות אשר תנהל את כל הרישומים ביעילות, בפשטות ודייקנות.
